Pytanie:
Jak często powinny odbywać się posiedzenia komisji BHP w kontekście użytego w art. 23713 § 2 (Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy), (dalej „k. p.”), sformułowania „raz na kwartał”?
Odpowiedź:
Na wstępie wskazać należy, że zgodnie z art. 237 13 § 2 k. p.:
„Posiedzenia komisji bhp odbywają się w godzinach pracy, nie rzadziej niż raz na kwartał. Za czas nieprzepracowany w związku z udziałem w posiedzeniach komisji bhp pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.”
Zgodnie z literalnym brzmieniem powołanego przepisu, posiedzenia komisji bhp odbywają się zatem, nie rzadziej niż raz na kwartał. Zgodnie z definicją zawartą w słowniku języka polskiego, „kwartał” oznacza czwartą część dwunastomiesięcznego roku kalendarzowego równą trzem miesiącom (Słownik Współczesnego Języka Polskiego, wyd. Wilga, Warszawa 1996 r.). Kwartał obejmuje 3 pełne miesiące (styczeń-luty-marzec; kwiecień-maj-czerwiec; lipiec-sierpień-wrzesień; październik-listopad-grudzień). Kwartał nie oznacza zatem 3 dowolnie wybranych miesięcy w roku, jest to natomiast czwarta część roku kalendarzowego.
Przyjmując odmienną interpretację należałoby dojść do kuriozalnych wniosków i stwierdzić, że dokonywane przez podatników rozliczenia kwartalne podatku VAT dokonywane są przez podatników w dowolnie wybranych trzech miesiącach roku. Powyższe powodowałoby doprowadzenie do ogromnego chaosu prawnego i niezrozumienia. Kiedy podatnik zamierza rozliczyć się w danym okresie roku np. luty- kwiecień mówimy o rozliczeniu trzymiesięcznym, a nie kwartalnym. Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku określenia w umowie trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia. W takim wypadku nie wskażemy, że jest to kwartalny okres wypowiedzenia, ale właśnie trzymiesięczny, gdyż pojęcia te nie są ze sobą tożsame.
W tym miejscu wskazać należy również, że zgodnie z definicją zawartą w słowniku języka polskiego, sformułowanie „raz na kwartał” użyte przez ustawodawcę w art. 237 13 § 2 k. p oznacza „w pewnych odstępach czasowych; czasami; niesymetrycznie” (Słownik Współczesnego Języka Polskiego, wyd. Wilga, Warszawa 1996 r.). Przenosząc powyższe na grunt analizowanego zagadnienia wskazać należy, że w każdym roku powinny odbyć się co najmniej cztery posiedzenia komisji bhp. Pierwsze posiedzenie komisji bhp może odbyć się np. w dniu 5 stycznia (w pierwszym kwartale), a następne w kolejnym kwartale (obejmującym miesiące od kwietnia do czerwca) może odbyć się np. 5 kwietnia, podobnie pozostałe dwa posiedzenia w trzecim i czwartym kwartale roku. Jednak równie dobrze może mieć miejsce sytuacja, w której drugie spotkanie (w drugim kwartale roku) odbędzie się 6, 7 czy każdego innego dnia kwietnia, maja lub czerwca. Co więcej może zdarzyć się tak, że pierwsze spotkanie komisji bhp odbędzie się w dniu 1 stycznia (w pierwszym kwartale roku), a kolejne w dniu 30 czerwca (w drugim kwartale roku). Mimo, iż istotnie przerwa między tymi spotkaniami w rzeczywistości wyniesie prawie pół roku, to zachowany zostanie wymóg określony w przepisie art. 237 13 k. p., zgodnie z którym posiedzenie komisji bhp odbywają się nie rzadziej niż raz na kwartał (czyli nie rzadziej niż raz w okresie obejmującym 3 miesiące-kwartał). Powyższe wynika z braku tożsamości sformułowania „raz na kwartał” ze sformułowaniem „co kwartał”, które to wskazywałoby w analizowanym przypadku na organizowanie posiedzeń komisji bhp w równych odstępach czasu- co kwartał, co trzy pełne miesiące. Jednak użyte w analizowanym przepisie sformułowanie „raz na kwartał” wskazuje jednoznacznie, że spotkania komisji bhp mogą odbywać się z różną częstotliwością, nieregularnie, jednak z zachowaniem zasady przynajmniej raz na kwartał, raz w odstępach trzymiesięcznych.
Zatem niezależnie od powyższych rozważań, nawet gdyby przyjąć, że kwartał oznacza dowolnie określone przedziały trzymiesięczne w roku, to wskazana powyżej zasada nie ulegnie zmianie. Przyjmując bowiem, że pierwszy kwartał obejmuje np. marzec-kwiecień-maj, a drugi kwartał obejmuje czerwiec-lipiec-sierpień, trzeci kwartał obejmuje wrzesień-październik-listopad, a czwarty kwartał obejmuje grudzień-styczeń-luty (do czego nie ma podstaw), to i tak posiedzenia komisji bhp, które mają zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa odbywać się „raz na kwartał”, mogą mieć miejsce np. 1 marca, 31 sierpnia, 5 września oraz 20 lutego.
Oczywiście posiedzenia komisji bhp mogą odbywać się częściej w miarę pojawiania się uzasadnionych potrzeb w danym zakładzie pracy, jednak minimalna częstotliwość spotkań wynikająca z powołanego unormowania to cztery spotkania w ciągu roku (jedno na kwartał).
Podsumowując przedstawiona powyżej analiza wskazuje, iż użyte w art. 237 13 k. p. sformułowanie dotyczące częstotliwości organizowania posiedzeń komisji bhp, zgodnie z którym mają się one odbywać „raz na kwartał” wskazuje, że w każdym roku powinny odbyć się co najmniej 4 takie posiedzenia. Ustawodawca zobowiązał przy tym do organizowania posiedzeń komisji bhp przynajmniej raz na każdy kwartał, czyli raz na okres obejmujący 3 miesiące. Literalne brzmienie użytego przez ustawodawcę sformułowania „raz na kwartał” wskazuje jednoznacznie, że posiedzenia komisji bhp mogą odbywać się nieregularnie, w nierównych odstępach czasu przy zachowaniu zasady przynajmniej jednego spotkania w okresie obejmującym 3 miesiące. Oznacza to, że w skrajnych przypadkach odstęp czasowy między kolejnymi spotkaniami może wynosić nawet pół roku. Działanie takie jest jednak zgodne z dyspozycją analizowanego przepisu.
