Pojęcie grafików czasu pracy wiąże się z określonym w art. 129 Kodeksu pracy obowiązkiem pracodawcy sporządzania rozkładu czasu pracy. Rozkład czasu pracy jest stosowany w przypadku nieskomplikowanej organizacji czasu pracy. Wówczas taki rozkład jest ustalany dla ogółu pracowników. Jeśli jednak u pracodawcy powstaje konieczność określania czasu pracy w sposób bardziej indywidualny np. z powodu pracy zmianowej, to wówczas konieczne staje się ustalenie harmonogramu/ grafiku czasu pracy dla poszczególnych pracowników lub dla grup pracowników.
Przepisy nie wskazują jak taki grafik ma wyglądać. Może on być sporządzony w formie papierowej lub elektronicznej. Jednak sam układ czy oznaczenia stosowane na grafiku są kwestią indywidualną. Należy jednak pamiętać o kilku zasadach. Grafik określa godziny pracy w ciągu doby, tygodnia, miesiąca i danego okresu rozliczeniowego. W grafiku
w sposób czytelny należy określić zarówno godziny świadczenia pracy, jak i przerwy w pracy, dni wolne i święta.
Oznaczenia w grafiku powinny być czytelne. Dla przykładu, wielu pracodawców decyduje się na stosowanie następujących skrótów:
Wn- wolna niedziela,
Wś- wolne święto,
W5- wolne z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy
Należy również pamiętać, że zgodnie z przepisami pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony rozkład. Ponadto rozkład czasu pracy powinien obejmować co najmniej 1 miesiąc.
Co istotne, nie wszyscy pracodawcy są zobowiązani do tworzenia rozkładów. Pracodawcy nie maja obowiązku tworzenia rozkładów jeżeli:
- wynika on z prawa pracy, obwieszczenia lub z umowy o pracę,
- pracownik złoży pisemny wniosek o stosowaniu wobec niego ruchomego czasu pracy,
- pracownik złoży wniosek o ustalenie mu indywidualnego rozkładu czasu pracy,
- pracodawca w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych mu zadań.
