W maju 2018 r., w całej Unii Europejskiej, zacznie obowiązywać nowe Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO). Rozporządzenie ma być spójnym narzędziem do stosowania we wszystkich państwach członkowskich, a co za tym idzie wszyscy przedsiębiorcy w każdym państwie będą stosować się do tych samych zasad ochrony danych osobowych.
W celu pełnej implementacji ww. rozporządzenia do polskiego systemu prawnego ustawodawca obecnie opracowuje zarówno projekt nowej ustawy o ochronie danych osobowych, jak i ustawy wprowadzającej, której celem jest dostosowanie obecnie obowiązujących przepisów, zawartych w licznych innych ustawach, do nowych standardów ochrony danych osobowych.
ZMIANY W PRZEPISACH KODEKSU PRACY
Zgodnie z uzasadnieniem do projektu ustawy o zmianie ustawy o ochronie danych osobowych, celem zmian w zakresie prawa pracy jest dostosowanie obowiązujących przepisów do art.6 ust1 lit. c. rozporządzenia 2016/679 o ochronie danych, który wprowadził przesłankę istnienia „obowiązku prawnego” jako podstawy przetwarzania danych osobowych. Przesłanka ta stanowi główną podstawę legalizującą przetwarzanie danych osobowych pracowników lub kandydatów do pracy. Projektowane zmiany dotyczą także stosowania przez pracodawców monitoringu, danych biometrycznych oraz kwestii związanych z orzeczeniami lekarskimi.
Zmiany w zakresie art. 221 Kodeksu pracy:
Art. 221 – udostępnianie pracodawcy danych osobowych z rozróżnieniem na dane pozyskiwane od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz pracowników.
| § 1. Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko; 2) imiona rodziców; 3) datę urodzenia; 4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji); 5) wykształcenie; 6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia;
|
§ 1. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko; 2) datę urodzenia; 3) adres do korespondencji; 4) adres poczty elektronicznej albo numer telefonu; 5) wykształcenie; 6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
|
| §2. Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych, o których mowa w §1, także:
1)Innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy 2)Numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL)
|
§2. Pracodawca żąda od pracownika podania danych osobowych obejmujących:
1) adres zamieszkania; 2) numer PESEL, a w przypadku jego braku- rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość ; 3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.
|
| § 3. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w §1 i 2.
|
§ 3. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca żąda udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 2, jeżeli uzna za konieczne ich potwierdzenie.
|
| § 4. Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone w §1 i 2, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.
|
§ 4. Przetwarzanie danych osobowych, o których mowa w § 1 – 3, jest możliwe tylko w zakresie niezbędnym do realizacji stosunku pracy.
|
| § 5. W zakresie nieuregulowanym w § 1-4 do danych osobowych, o których mowa w tych przepisach, stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych.
|
§5. Przetwarzanie danych osobowych, uzyskanych na podstawie § 1 pkt. 3 i 4 po nawiązaniu stosunku pracy jest możliwe tylko w przypadku, gdy pracownik wyrazi na to zgodę, o której mowa w art. 222 § 1. |
Nowe brzmienie projektowanych przepisów Kodeksu pracy w art. 221 § 1 i 2 wskazuje na kategorie danych osobowych, które są niezbędne do pozyskania przez pracodawcę w związku z podejmowaniem przez niego działań przed zawarciem umowy o pracę oraz po jej zawarciu. W związku z tym, zgodnie z projektowanym art. 221 § 1. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
- imię (imiona) i nazwisko;
- datę urodzenia;
- adres do korespondencji;
- adres poczty elektronicznej albo numer telefonu;
- wykształcenie;
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Natomiast § 2. Obejmie informacje jakich pracodawca żąda w przypadku jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Pracodawca żąda od pracownika wówczas podania danych osobowych obejmujących:
- adres zamieszkania;
- numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
- inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny;
W dotychczasowym brzmieniu art. 221 pracodawca miał prawo żądać wskazanych danych osobowych od kandydatów do pracy oraz pracowników, zaś według założeń projektu ich pobranie będzie obligatoryjne.
Zgodnie z § 3 udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca żąda udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 2 – imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia, adres do korespondencji, adres poczty elektronicznej albo numer telefonu, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, adres zamieszkania, numer PESEL, inne dane osobowe pracownika a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli uzna za konieczne ich potwierdzenie.
Według § 4 przetwarzanie danych osobowych, o których mowa w § 1 – 3, jest możliwe tylko w zakresie niezbędnym do realizacji stosunku pracy.
Niezwykle istotny wydaje się być § 5, który stanowi, że przetwarzanie danych osobowych, uzyskanych na podstawie § 1 pkt. 3 i 4 (adres do korespondencji i adres poczty elektronicznej albo numer telefonu) po nawiązaniu stosunku pracy jest możliwe tylko w przypadku, gdy pracownik wyrazi na to zgodę, o której mowa w art. 222 § 1. W przypadku pracowników będzie wymagana odrębna zgoda na przetwarzanie wskazanych danych osobowych. W praktyce oznacza to, że w przypadku gdy pracodawca będzie chciał komunikować się z pracownikiem za pomocą kanałów komunikacji pozyskanych na poziomie rekrutacji, będzie musiał otrzymać odrębną zgodę pracownika.
Projekt zakłada dodanie Art. 222 Kodeksu pracy w brzmieniu:
- 1. Przetwarzanie przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 221 § 1 i 2 jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy dotyczą one stosunku pracy i osoba ubiegająca się o zatrudnienie lub pracownik wyrazi na to zgodę w oświadczeniu złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej.
- 2. Przetwarzanie przez pracodawcę danych biometrycznych obejmuje tylko dane osobowe pracownika, jeśli dotyczą one stosunku pracy i pracownik wyrazi na to zgodę w oświadczeniu złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej.
- 3. Brak zgody, o której mowa w § 1 i 2, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenia stosunku pracy lub jego rozwiązania bez wypowiedzenia przez pracodawcę.
- 4. Przetwarzanie, o którym mowa w § 1 i 2, dotyczy danych osobowych udostępnianych na wniosek pracodawcy lub danych osobowych przekazanych pracodawcy z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.
- 5. Przetwarzanie danych osobowych obejmujących dane:
1) o nałogach;
2) o stanie zdrowia;
3) o życiu seksualnym lub orientacji seksualnej − nie jest możliwe nawet za zgodą, o której mowa w § 1.
- 6. Minister właściwy do spraw informatyzacji określi, w drodze rozporządzenia, sposób gromadzenia danych biometrycznych, uwzględniając zapewnienie ochrony przetwarzanych danych biometrycznych odpowiedniej do zagrożeń.
Zgodnie z projektowanym art. 222 przetwarzanie przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione powyżej będzie dopuszczalne tylko wtedy, gdy będą one dotyczyły stosunku pracy i osoba ubiegająca się o zatrudnienie lub pracownik wyrazi na to zgodę w oświadczeniu złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Osobna zgoda będzie także wymagana w przypadku przetwarzania przez pracodawcę danych biometrycznych pracownika, które ponadto będą mogły być przetwarzane tylko, gdy będą dotyczyć stosunku pracy. Wobec tego, nie będzie możliwe żądanie takich danych od osoby ubiegającej się o pracę. W przypadku gromadzenia danych biometrycznych konieczne będzie zapewnienie konkretnych warunków technicznych, wskazanych w rozporządzeniu ministra właściwego do spraw informatyzacji. Co ważne, brak zgody pracownika na przetwarzanie tych informacji nie będzie mógł stanowić podstawy do odmowy zatrudnienia, wypowiedzenia stosunku pracy lub jego rozwiązania bez wypowiedzenia, ani żadnych innych negatywnych konsekwencji.
W projekcie ustawy wskazuje się także dane, których pozyskanie nie będzie możliwe nawet za zgodą pracownika. Są to dane obejmujące informacje o nałogach, stanie zdrowia, życiu seksualnym lub orientacji seksualnej.
Projekt zakłada także dodanie nowego art. 223 Kodeksu pracy w brzmieniu:
Art.223 Kodeksu pracy
- 1 Pracodawca żąda podania danych osobowych:
1) innych niż określone w art. 221 § 1 i 2,
2) wskazanych w art. 222 § 2 i 5 − jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów lub gdy jest to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa.
- 2. Przetwarzanie danych osobowych, o których mowa w § 1, jest możliwe tylko w zakresie niezbędnym do realizacji tego obowiązku.
Przepis ten stanowi wyjątek od reguły zawartej w projektowanym art.222 wskazującej brak możliwości pozyskiwania przez pracodawcę danych biometrycznych, danych o nałogach, stanie zdrowia, życiu seksualnym lub orientacji seksualnej. Ich pozyskanie będzie możliwe jedynie gdy obowiązek ich podania wynikać będzie z odrębnych przepisów lub gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku pracodawcy nałożonego przepisami prawa. Dodatkowo przetwarzanie innych danych niż określone a art. 221 par. 1 i 2 możliwe będzie jedynie w zakresie niezbędnym do realizacji tego obowiązku.
Projekt zakłada również dodanie nowego art. 224 Kodeksu pracy w brzmieniu:
Art. 224 Kodeksu pracy
- 1. Dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca podejmuje decyzję o wprowadzeniu szczególnego nadzoru nad miejscem pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring), jeżeli uzna to za koniczne. Monitoring nie może stanowić środka kontroli wykonywania pracy przez pracownika.
- 2. Monitoring nie obejmuje pomieszczeń, które nie są przeznaczone do wykonywania pracy, w szczególności pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek lub palarni.
- 3. Dane osobowe uzyskane w wyniku zastosowania monitoringu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowuje przez okres niezbędny dla realizacji tych celów.
- 4. Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy nie później niż 14 dni przed uruchomieniem monitoringu. Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy informuje go o stosowaniu monitoringu.
Nowością w przepisach prawa pracy ma być wprowadzona w art. 224 instytucja monitoringu. Zgodnie z opublikowanym projektem pracodawca dla zapewnienia bezpieczeństwa lub ochrony mienia czy też zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, podejmuje decyzję o wprowadzeniu szczególnego nadzoru nad miejscem pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring), jeżeli uzna to za koniczne. Monitoring nie będzie mógł stanowić środka kontroli wykonywania pracy przez pracownika. Stosowanie monitoringu w pomieszczeniach, które nie są przeznaczone do wykonywania pracy, w szczególności pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach lub palarniach będzie zakazane. Ponadto pracodawca będzie zobowiązany do poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy nie później niż 14 dni przed uruchomieniem monitoringu, a gdy monitoring będzie już stosowany u pracodawcy przed nawiązaniem stosunku pracy, to pracodawca będzie zobowiązany do poinformowania o tym fakcie nowego pracownika, przed dopuszczeniem go do pracy.
Projekt zakłada również zmiany w zakresie art. 229 Kodeksu pracy:
Obecnie |
Po zmianach |
| § 11 pkt.2
przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli przedstawią pracodawcy aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie, a pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych. |
w § 11 pkt. 2 otrzymuje brzmienie:
przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych. |
| po § 12 dodaje się § 13 w brzmieniu:
„Pracodawca żąda od osoby, o której mowa w § 1 1 pkt. 2 oraz w § 1 2 , aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku oraz skierowania na badania będące podstawą wydania tego orzeczenia.”, |
|
| § 7.
Pracodawca jest obowiązany przechowywać orzeczenia wydane na podstawie badań lekarskich, o których mowa w § 1, 2 i 5.
|
§ 7 otrzymuje brzmienie:
Pracodawca przechowuje orzeczenia wydane na podstawie badań lekarskich, o których mowa w § 1, 2 i 5, orzeczenia i skierowania uzyskane na podstawie § 1 3 oraz skierowania, o których mowa w § 4a. |
| po § 7 dodaje się § 71 w brzmieniu:
„W przypadku stwierdzenia, że warunki określone w skierowaniu, o którym mowa w § 13, nie odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, pracodawca zwraca osobie przyjmowanej do pracy to skierowanie oraz orzeczenie lekarskie wydane w wyniku tego skierowania.” |
|
Zmiany w zakresie tego przepisu dotyczą podstawy prawnej do pozyskiwania i przechowywania przez pracodawcę skierowań na badania lekarskie oraz orzeczeń lekarskich wydawanych na podstawie takich skierowań, w przypadku gdy osoba przyjmowana do pracy u innego pracodawcy posiada aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. Natomiast w przypadku stwierdzenia, że warunki określone w skierowaniu wydanym przez pracodawcę nie odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, wówczas pracodawca zwraca osobie przyjmowanej do pracy to skierowanie oraz orzeczenie lekarskie wydane w związku z tym skierowaniem.
Projekt ustawy wprowadzającej przepisy ustawy o ochronie danych osobowych wskazuje także zmiany w ustawie z dnia 14 marca 1994r. o Zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Art. 22. W ustawie z dnia 14 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2016 r., poz. 800, 1984 i 2255) w art. 8 wprowadza się następujące zmiany:
- po ust. 1 dodaje się ust. 1 1 – 1 4 w brzmieniu:
„11 . W celu uzyskania ulgowej usługi i świadczenia osoba uprawniona wyraża zgodę na podanie jej danych osobowych, danych osobowych członków jej rodziny oraz innych osób pozostających z nią we wspólnym gospodarstwie domowym, obejmujących: imię i nazwisko, datę urodzenia, stopień pokrewieństwa, adres zamieszkania, a także innych danych osobowych tych osób, jeżeli podanie takich danych jest niezbędne do ustalenia sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej.
1 2 . Wyrażenie zgody, o której mowa w ust. 1 1 , następuje w oświadczeniu złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Zgoda jest wyrażana przy poszanowaniu pełnej swobody w jej udzielaniu.
1 3 . Udostępnienie pracodawcy danych osobowych, o których mowa w ust. 1 1 , następuje w formie oświadczenia osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Pracodawca żąda udokumentowania danych osobowych, o których mowa w ust. 1 1 , jeżeli uzna za konieczne ich potwierdzenie.
1 4 . Przetwarzanie danych osobowych, o których mowa w ust. 1 1 i 1 3 , jest możliwe tylko w zakresie niezbędnym do ustalenia prawa osoby uprawionej do ulgowej usługi i świadczenia.”;
- 2 otrzymuje brzmienie:
„2. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem ust. 1 – 1 4 oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.”.
Zgodnie z projektowaną regulacją dla uzyskania ulgowej usługi i świadczenia z Funduszu świadczeń socjalnych, osoba uprawniona wyraża zgodę na podanie jej danych osobowych, danych osobowych członków jej rodziny oraz innych osób pozostających z nią we wspólnym gospodarstwie domowym, obejmujących: imię i nazwisko, datę urodzenia, stopień pokrewieństwa, adres zamieszkania, a także innych danych osobowych tych osób, jeżeli podanie takich danych jest niezbędne do ustalenia sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Wyrażenie zgody następuje poprzez złożenie oświadczenia w wersji papierowej lub elektronicznej.
Wraz z początkiem obowiązywania nowych przepisów dotyczących danych osobowych ulegną zaostrzeniu sankcje za ich nie przestrzeganie. Dzisiejsze kary za nieprzestrzeganie przepisów są względnie niskie – aby doszło do nałożenia grzywny trzeba uparcie nie przywracać stanu zgodnego z prawem.
Po zmianach, w przypadku stwierdzenia naruszeń organ nadzorczy (według projektu ustawy o ochronie danych osobowych będzie to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych) dysponuje szeregiem środków naprawczych oraz administracyjnych kar pieniężnych, które mogą być stosowane łącznie, w zależności od okoliczności każdego indywidualnego przypadku. Zgodnie z projektem ustawy o ochronie danych osobowych, głównymi źródłami informacji na temat grożących sankcji za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych będzie nie tylko RODO, ale również ustawa o ochronie danych osobowych, kodeks cywilny oraz kodeks karny ( rozdział 10, 11 i 12 projektu ustawy z dnia 8 lutego 2018 r.).
Kraków, dnia 15 marca 2018 r.
