Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej:
Czas przechowywania dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r. został zróżnicowany od daty przyjęcia danego pracownika do pracy i ewentualnej decyzji pracodawcy o składaniu do ZUS raportów informacyjnych za pracowników zatrudnionych po raz pierwszy w okresie między 1999 r. a 2018 r. Czas przechowywania dokumentacji pracowniczej dla pracowników zatrudnionych w okresie:
– od 1 stycznia 2019 r. wynosi 10 lat liczone od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy,
– między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. wynosi 50 lat od ustania stosunku pracy, a jeżeli pracodawca złożył raport informacyjny do ZUS- 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy,
– do 31 grudnia 1998 r. wynosi 50 lat od dnia ustania stosunku pracy.
Okres przechowywania dokumentów rachunkowych:
Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie.
Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:
– księgi rachunkowe – 5 lat;
– karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;
– dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;
– dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;
– dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności;
– dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;
– dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat;
– pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy o rachunkowości – 5 lat.
Okresy przechowywania ustalone w ust. 2 oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.
