Zgodnie z art. 102 Kodeksu pracy, kwalifikacje zawodowe pracowników wymagane do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku mogą być ustalane w przepisach prawa pracy (regulaminy pracy, układy zbiorowe), w zakresie nieuregulowanym w przepisach szczególnych.
Co do zasady, jeżeli wymogi dotyczące kandydata do pracy na określonym stanowisku nie są określone w odrębnych przepisach (np. wymogi do wykonywania zawodu lekarza czy nauczyciela), to określa je pracodawca (sam lub we współpracy ze stroną społeczną). Wówczas zarówno formalne jak i merytoryczne warunki do wykonywania pracy na określonym stanowisku określane są w regulaminach pracy lub układach zbiorowych pracy.
Ze względu na fakt, że to właśnie pracodawca ustala kwalifikacje, jakich wymaga od pracowników na poszczególnych stanowiskach dopuszczalne jest zastrzeżenie przez pracodawcę warunkowego powierzenia pracy na danym stanowisku, które uwarunkowane jest uzyskaniem przez pracownika koniecznych, wymaganych kwalifikacji. Pracodawca ma prawo zakreślić pracownikowi termin na uzupełnienie kwalifikacji, a niedopełnienie przez pracownika takiego obowiązku może prowadzić do rozwiązania stosunku pracy.
Należy również zwrócić uwagę, że możliwe jest wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę w razie niezawinionej przez pracownika utraty uprawnień.
Warto natomiast podkreślić, że pracodawca nie ma obowiązku przypominania pracownikowi o utracie ważności uprawnień do wykonywania określonego rodzaju pracy. Ponadto jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 6 października 1998 r. (sygn. I PKN 368/98), pracodawca nie jest również zobowiązany do zadbania, aby przed upływem terminu ważności uprawnień do wykonywania określonej pracy pracownik przystąpił do egzaminów, od wyniku których uzależnione jest uprawnienie do dalszego wykonywania pracy określonej w umowie o pracę.
