Kiedy możliwy jest monitoring poczty elektronicznej pracownika?
Zgodnie z art. 22 3 Kodeksu pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. W powołanym przepisie zawarto ponadto zastrzeżenie, zgodnie z którym monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.
Pracodawcy decydujący się na wprowadzenie monitoringu poczty elektronicznej pracowników muszą pamiętać, że w tym przypadku zastosowanie znajdują także odpowiednie regulacje dotyczące monitoringu wizyjnego. Oznacza to, że cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu należy ustalić w obwieszczeniu, regulaminie pracy bądź układzie zbiorowym pracy. Ponadto na pracodawcy ciąży obowiązek poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu. Poinformowanie powinno nastąpić w sposób przyjęty u danego pracodawcy (ustnie, na tablicy ogłoszeń, e-mailem itp.) nie później niż 2 tygodnie przed uruchomieniem monitoringu. Informowanie dotyczy również nowych pracowników. Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje o celach, zakresie i sposobach stosowania monitoringu. Ponadto pracodawca oznacza skrzynki e-mail, inne (w tym mobilne) narzędzia pracy, będące przedmiotem monitoringu w sposób czytelny i widoczny dla pracownika za pomocą odpowiednich znaków (np. wyświetlaniu się stosownego komunikatu po uruchomieniu poczty elektronicznej) przed uruchomieniem monitoringu.
Należy także pamiętać, że naruszenie obowiązków pracodawcy w związku ze stosowaniem monitoringu poczty elektronicznej nie stanowi wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Poszkodowani pracownicy mogą złożyć skargę do UODO lub wszcząć postępowanie sądowe w związku z naruszeniem dóbr osobistych.
