Pytanie:
Kiedy należy wydać pracownikowi kopie dokumentacji pracowniczej?
Odpowiedź:
Z art. 94 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 2018r., poz. 917 ze zm.) wynikają m. in. obowiązki pracodawcy w zakresie prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, jak również przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Kodeks pracy określa także sytuacje, w których pracodawca jest obowiązany do udostępnienia do wglądu dokumentacji (dokumentów na podstawie których zostało obliczone wynagrodzenie czy ewidencję czasu pracy).
Brak w przepisach prawa natomiast uregulowań odnoszących się do obowiązku pracodawcy w zakresie wydawania pracownikowi kopii całej dokumentacji pracowniczej. Zatem pracodawca ma pewną swobodę w tym zakresie. Nie powinien jednak wydawać pracownikowi akt osobowych, a jedynie umożliwić mu sporządzenie odpisu i kopii poszczególnych dokumentów na umotywowany wniosek. W sytuacji, gdy potrzeba ubiegania się o poszczególne dokumenty wynika np. z chęci ubiegania się o świadczenia z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, możliwe jest wyrażenie zgody na dokonanie kopii – jednak nie całej dokumentacji a konkretnych (wskazanych przez pracownika) dokumentów.
Z kolei z Rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych (Dz. U. z 2017., poz. 894) wynika jedynie, iż dokumenty dostarczane przez pracownika należy przechowywać w odpisach lub kopiach. Jeżeli pracodawca odmawia wydania złożonego przez pracownika oryginału dokumentu naraża się na odpowiedzialność odszkodowawczą. Zatem pracodawca posiadający oryginały dokumentacji pracownika zobowiązany jest do ich zwrotu.
