Pytanie:
Czy w przypadku używania przez pracownika prywatnego samochodu do celów służbowych (delegowanie poza miejsce pracy) potrzebna jest umowa?
Odpowiedź:
W przypadku delegowanego wyjazdu pracownika poza miejsce pracy jego własnym samochodem zastosowanie znajdują przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167), które to Rozporządzenie na podstawie art. 775 Kodeksu pracy ma zastosowanie do zadanego pytania.
Par. 3 tego Rozporządzenia stanowi:
„1. Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.
2. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.
3. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.
4. W przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2012 r. poz. 1265 oraz z 2013 r. poz. 21).”
Wobec powyższego wykorzystywanie przez pracownika prywatnego samochodu do celów odbywania podróży służbowych powinno odbywać się na wniosek pracownika. Natomiast rozliczanie tych wyjazdów następuje na podstawie par. 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271) w związku z art. 34a ust. 2 Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (teks jedn. Dz. U. z 2017 r., poz. 2200 z późn. zm.)
Wspomniany par. 2 stanowi:
„Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:
1) dla samochodu osobowego:
a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,
2) dla motocykla – 0,2302 zł,
3) dla motoroweru – 0,1382 zł. „
Zatem mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, iż pracownik wykorzystujący własny samochód do odbywania podróży poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy, powinien złożyć pracodawcy stosowny wniosek w tej sprawie, wskazując jednocześnie jakim samochodem (o jakiej pojemności silnika) będzie się poruszał, tak aby możliwe było prawidłowe rozliczenie poniesionych przez niego kosztów związanych z wyjazdem. W tym konkretnym przypadku nie jest konieczne zawarcie umowy z pracownikiem. Powinność zawarcia takiej umowy, która wynika z powyższego Rozporządzenia Ministra Infrastruktury dotyczy podróży lokalnych, których nie dotyczy opisana sytuacja.
