Likwidacja Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

Pytania:

1. Czy pracodawca zatrudniający na koniec czerwca danego roku 53 pracowników może zrezygnować z tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (dalej „ZFŚS”)?
2. Czy nietworzenie ZFŚS powoduje obowiązek płacenia świadczenia urlopowego pracownikom? Jeśli tak to w jakiej wysokości?
3. Czy środki zgromadzone na koncie ZFŚS należy wykorzystać w danym roku kalendarzowym? Czy możliwe jest przeksięgowanie tych środków na inne konto?
4. W jaki sposób należy zrobić korektę przy zakończeniu funkcjonowania ZFŚS?

Odpowiedź:

W obowiązującym u Pracodawcy regulaminie wynagradzania znajduje się zapis o nietworzeniu ZFŚS. Jednak w osobnym Regulaminie utworzono zasady dotyczące funkcjonowania ZFŚS u Pracodawcy. W związku z pogarszającą się sytuacją ekonomiczną, Pracodawca rozważa możliwość nietworzenia (zamknięcia) ZFŚS w najbliższym czasie. W związku z powyższym nasuwa się szereg pytań dotyczących kwestii związanych z zakończeniem działalności związanej z ZFŚS.

Dopuszczalność rezygnacji z tworzenia ZFŚS:

Zgodnie z art. 3 ust. 1- 1c Ustawy:

„1. Fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

1a.(uchylony)

1b.(uchylony)

1c. Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, co najmniej 20
i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej.”

Zgodnie natomiast z art. 4 Ustawy:

„1. U pracodawców, o których mowa w art. 3 ust. 1 i 1c, układ zbiorowy pracy może dowolnie kształtować wysokość odpisu na Fundusz; może również postanawiać, że Fundusz nie będzie tworzony.

2. U pracodawców określonych w art. 3 ust. 1 i 1c, których pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawach, o których mowa w ust. 1, może zawierać regulamin wynagradzania.

3. Jeżeli u pracodawcy, o którym mowa w ust. 2, nie działa zakładowa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na Fundusz lub nietworzenia Funduszu wymagają uzgodnienia z pracownikiem, o którym mowa w art. 8 ust. 2.”

Zatem zarówno pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników (jak w analizowanym przypadku), jak i ci zatrudniający od 20-50 pracowników mogą zrezygnować z tworzenia ZFŚS (przy czym po spełnieniu odmiennych warunków formalnych, co zostanie przedstawione w dalszej części niniejszej opinii). W tym miejscu należy odnieść się do przedstawionego w niniejszej opinii stanu faktycznego, zgodnie z którym u Pracodawcy istnieje osobny regulamin określający zasady funkcjonowania ZFŚS mimo zapisu w regulaminie wynagradzania, który określa, że u Pracodawcy nie będzie tworzony ZFŚS. Mając na względzie powyższe należy uznać, iż wprowadzony regulamin ZFŚS jest obowiązujący i ponowna rezygnacja z tworzenia ZFŚS wymaga stosownego działania Pracodawcy, opisanego poniżej.

Ustawa nie określa przesłanek merytorycznych jakie powinien spełnić pracodawca przy podejmowaniu decyzji o nietworzeniu lub rezygnacji z tworzenia ZFŚS, co oznacza, że decyzję w tym zakresie pozostawia uznaniu pracodawcy. Należy mieć jednak na względzie przesłanki formalne nietworzenia/zamknięcia funduszu wynikające z powołanego wyżej art. 4 ust. 2 oraz ust. 3 Ustawy. Zgodnie z tymi regulacjami postanowienie w sprawie nietworzenia (także zaprzestania prowadzenia) zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powinno znajdować się odpowiednio w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania. Ponadto konieczne jest dokonanie uzgodnienia w kwestii rezygnacji z tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z działającą u pracodawcy organizacją związkową, a w przypadku jej braku z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.  Przez „uzgodnienie” należy rozumieć uzyskanie zgody zakładowej organizacji związkowej lub przedstawiciela pracowników na przedstawione przez pracodawcę propozycje w sprawie kształtu zakładowej działalności socjalnej. Bez osiągnięcia porozumienia z organizacją związkową lub przedstawicielem pracowników pracodawca nie będzie mógł jednostronnie wprowadzić zmian do regulaminu wynagradzania prowadzących do zaprzestania tworzenia ZFŚS, a co za tym idzie, będzie musiał prowadzić fundusz socjalny i przekazywać na wyodrębniony w tym celu rachunek bankowy równowartość odpisów i zwiększeń określonych w Ustawie.

Rezygnując z tworzenia funduszu można określić, czy rezygnacja ta będzie miała charakter stały lub tymczasowy. W szczególności możliwe jest określenie przejściowej rezygnacji z tworzenia ZFŚS – w okresie trudnej sytuacji finansowej.

Zgodnie z art. 77² § 6 Kodeksu pracy regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Wymóg ten w przypadku regulaminu wynagradzania jest związany z zagwarantowaniem pracownikom odpowiedniego uprzedzenia o zmianach ich praw i obowiązków. Funkcjonowanie ZFŚS nie daje pracownikom roszczeń i dlatego rezygnacja z jego tworzenia nie pozbawia pracowników żadnych praw, a jedynie potencjalnej możliwości otrzymania świadczenia. Niemniej dla skutku w postaci nietworzenia lub zaprzestania tworzenia ZFŚS konieczny jest upływ wskazanego terminu dwutygodniowego.

Przeznaczenie i rozliczenie środków zgromadzonych  na koncie ZFŚS:

Rezygnacja z tworzenia ZFŚS nie oznacza, że zgromadzone na koncie funduszu środki mogą zostać przeznaczone na dowolny cel. Rezygnacja wywiera jedynie skutki na przyszłość, czyli środki zgromadzone na kocie funduszu muszą zostać wydane na cele określone w Ustawie, związane z działalnością socjalną.
W tym miejscu należy przywołać regulację art. 11 Ustawy, zgodnie z którą środki funduszu niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny. Nie jest zatem konieczne rozliczenie środków zgormadzonych na kocie ZFŚS w roku kalendarzowym,
w którym następuje rezygnacja z tworzenia ZFŚS. 
Konsekwencją rezygnacji z tworzenia ZFŚS jest natomiast oczywiście prawo do nienaliczania dalszych odpisów i nieodprowadzania środków na rachunek ZFŚS. Zgodnie natomiast
z art. 12 ust. 1 Ustawy, środki funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym. Ustawa wymaga zatem aby środki gromadzone w związku z działalnością ZFŚS były przechowywane na oddzielnym rachunku bankowym. Wydaje się, że pracodawca może więc po podjęciu decyzji o rezygnacji z tworzenia ZFŚS przelać zgormadzone środki na inne konto, ale z zachowaniem wymogu jego odrębności. Środki ZFŚS powinny być oddzielone od innych środków jakimi dysponuje pracodawca.

Zaprzestanie prowadzenia ZFŚS a obowiązek wypłaty świadczenia urlopowego:

Zgodnie z art. 3 ust.3 Ustawy, pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników, w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć fundusz do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 Ustawy lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe. Przepis ten zakłada więc po pierwsze, że wypłata pracownikom świadczenia urlopowego jest uprawnieniem pracodawcy, a po drugie, że dotyczy ono jedynie pracodawców zatrudniających według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników, w przeliczeniu na pełne etaty. W tym miejscu należy zaznaczyć, że jeśli pracodawca podjął decyzję o wypłacaniu pracownikom świadczenia urlopowego, jest zobowiązany do jego wypłaty raz w roku kalendarzowym. Warunkiem jest, aby pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Należy je wypłacić najpóźniej w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego.  Świadczenie urlopowe odbiega w swojej istocie w sposób znaczny od świadczeń socjalnych przyznawanych z funduszu. Przyznając świadczenie urlopowe, pracodawca nie jest zobowiązany do stosowania kryteriów socjalnych i oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika, tak jak ma to miejsce w przypadku świadczeń z ZFŚS. To, czy pracownik je otrzyma, jest zależne wyłącznie od tego, czy pracownik wykorzysta w danym roku kalendarzowym urlop wypoczynkowy w wymiarze 14 dni, bez jakichkolwiek przerw. W odróżnieniu od świadczeń socjalnych przyznawanych z funduszu świadczenie urlopowe przysługuje tylko pracownikom i ma charakter roszczeniowy (po spełnieniu wskazanych przesłanek pracownik ma prawo do otrzymania należnego mu świadczenia).

Wobec powyższego, należy stwierdzić, iż na gruncie analizowanej Ustawy, pracodawca:

1. Zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty:
2. tworzy ZFŚS na wniosek zakładowej organizacji związkowej,
3. w razie żądania zakładowej organizacji związkowej dotyczącego utworzenia ZFŚS, jest uprawniony do wyboru między tworzeniem ZFŚS a wypłacaniem świadczenia urlopowego,
4. po spełnieniu przesłanek opisanych w niniejszej opinii (określonych Ustawą), może podjąć decyzję o nietworzeniu lub o rezygnacji z tworzenia ZFŚS,
5. po podjęciu decyzji o rezygnacji lub nietworzeniu ZFŚS nie ma obowiązku wypłaty pracownikom świadczenia urlopowego.

• Zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty:
• tworzy ZFŚS (ma taką powinność, niezależnie od ewentualnego wniosku zakładowej organizacji związkowej),
• nie jest uprawniony do dokonania wyboru między utworzeniem ZFŚS a wypłatą świadczenia urlopowego (nie może zwolnić się z obowiązku utworzenia ZFŚS poprzez wypłacanie świadczeń urlopowych),
• po spełnieniu przesłanek opisanych w niniejszej opinii (określonych Ustawą) może podjąć decyzję o nietworzeniu lub o rezygnacji z tworzenia ZFŚS,
• po wprowadzeniu w życie decyzji o rezygnacji lub nietworzeniu ZFŚS nie ma obowiązku wypłaty pracownikom świadczenia urlopowego.

Oczywiście, w każdym z powyższych wariantów mimo podjęcia decyzji o nietworzeniu lub rezygnacji z  ZFŚS, pracodawca może zdecydować o wypłacaniu pracownikom świadczenia urlopowego (jest to jednak suwerenna decyzja pracodawcy).

W analizowanym stanie faktycznym zapis o zobowiązaniu Pracodawcy do wypłaty pracownikom świadczenia urlopowego znajduje się w regulaminie wynagradzania. Zgodnie bowiem z brzmieniem par.11¹ regulaminu wynagradzania zmienionego na mocy aneksu
z 2007 r.:

„1. Postanawia się nie tworzyć zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w zamian za co przyznaje się pracownikowi pieniężne świadczenie urlopowe w wysokości równej odpisowi podstawowemu na ten fundusz i proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika.

2. Świadczenie, o którym mowa w ust.1 wypłaca się raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze wynoszącym co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych”

Pomimo powyższego zapisu, na skutek późniejszego utworzenia u Pracodawcy regulaminu ZFŚS, świadczenie urlopowe przybrało w istocie postać świadczenia należnego pracownikom z ZFŚS, tzw. „wczasy pod gruszą”. Zrezygnowanie przez Pracodawcę w chwili obecnej z tworzenia (z dalszego istnienia) ZFŚS przy jednoczesnym dokonaniu odpowiedniej zmiany zapisu w regulaminie wynagradzania (wprowadzenie jednoznacznego zapisu określającego, iż u Pracodawcy nie tworzy się Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych bez dalszych zobowiązań wypłaty pracownikom świadczenia urlopowego) nie spowoduje konieczności wypłaty pracownikom tego świadczenia – spowoduje, że obowiązek wypłacania świadczeń urlopowych nie powstanie.

Podsumowując przedstawione w niniejszej opinii uwagi oraz odpowiadając na zadane pytania należy stwierdzić, iż Pracodawca zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, może podjąć decyzję o rezygnacji z tworzenia ZFŚS (o zaprzestaniu prowadzenia ZFŚS) po spełnieniu wymogów przewidzianych w Ustawie (tj. po wprowadzeniu stosownego zapisu w regulaminie wynagradzania oraz dokonaniu uzgodnienia wprowadzanych zmian z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów). Pracodawca podejmujący decyzję o rezygnacji z tworzenia ZFŚS nie jest zobowiązany do wypłacania pracownikom świadczenia urlopowego (o ile w przepisach wewnątrzzakładowych nie zobowiąże się do jego wypłaty/usunie z tych przepisów zapisy obligujące go do dokonywania takiej wypłaty). Środki zgromadzone na koncie ZFŚS należy przeznaczyć na cele związane z działalnością socjalną. Nie ma konieczności by ich wydatkowanie zakończyło się w roku kalendarzowym, w którym podjęto decyzję o rezygnacji z tworzenia (zakończeniu prowadzenia) ZFŚS, jednak środki te powinny pozostać na wyodrębnionym rachunku bankowym.